Es gibt eine Reihe von Programmen, die Erfassung, Archivierung und Abruf von Dokumenten erleichtern. Gerade im geschäftlichen Betrieb ist die Nutzung einer solchen Software unerlässlich, da täglich viele wichtige Dokumente das Unternehmen erreichen und verlassen. Es ist völlig normal, dass im Unternehmen verschiedene Abteilungen in immer neuen Konstellationen nach innen und außen kommunizieren. Dabei wird es für Einzelne jedoch schwer den Gesamtverlauf zu verfolgen oder nachzuvollziehen. Unmöglich wird dies, wenn die Dokumente an verschiedenen Orten und auf verschiedenen Medien gelagert ist. Doch hierfür gibt es die sogenannte Dokumenten Management Software. Diese bietet eine einheitliche Plattform auf der jede Art von Dokumenten gespeichert werden kann. Mithilfe einer sinnvollen Indizierung durch Metadaten werden die gespeicherten Dokumente außerdem direkt zugeordnet und somit später leichter auffindbar. Dies funktioniert jedoch nur, wenn die Software auch von allen Betroffenen genutzt wird und nicht etwa jemand sein eigenes Erfassungssystem führt. Damit die genutzte Software also eine hohe Akzeptanz findet, ist es wichtig, dass ihr Nutzen für alle Betroffenen klar zu erkennen ist und die Oberfläche der Software benutzerfreundlich gestaltet ist.
Eine professionelle Dokumenten Management Software bietet dann bei gelungener Implementierung für das Unternehmen entscheidende Vorteile, die sich letztendlich auch positiv auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens auswirken. Denn bereits bei einer einheitlichen, schnellen Erfassung von relevanten Dokumenten wird Zeit und somit Geld gespart. Noch entscheidender ist jedoch der Gewinn bei Abruf von Dokumenten. So kann ein Mitarbeiter in einer guten Software zum Beispiel den gesamten Austausch zwischen Kunde und Unternehmen nachvollziehen und somit auftretende Probleme oder Anfragen wesentlich schneller
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Die Verwaltung Informationen und Daten, stellt eine wichtige Herausforderung für jedes Unternehmen dar. Das Enterprise Content Management System (ECM System) ist eine Applikation der ERP Software und digitale Plattform zur Verwaltung, Speicherung und Verwahrung von Daten eines Unternehmens. Diese unterstützt die organisatorische Verwaltung von Daten und Informationen der Firma. Es gibt noch zahlreiche Unternehmen, welche die Verwaltung von Dokumenten nach einem nicht standardisierten Ablauf organisieren. Kurz gesagt es gibt keine Organisation bzw. Ordnung. Das Resultat ist mehr Arbeit, Frustration und in Folge dessen höheren Kosten für die Firma. Emails werden falsch sortiert oder beispielsweise von unbefugten gelesen, diese können Dadurch verloren gehen oder geschäftliche Inhalte entblößen. Vor allem die Nutzung von analogen Datenträgern wirkt sich negativ auf das Zeitmanagement, Ordnung und schlussendlich die Kosten aus. Einfachste Standard Dokumente, müssen für jede Nutzung neu erstellt werden, was Zeit und Geduld benötigt, die anderweitig besser genutzt wäre.
Eine übliche Form der Archivierung, das Ablegen von Daten in Aktenordnern, ist nicht nur Zeitaufwändig, sondern verbraucht auch viel Platz für die Lagerung. Des weitern ist diese Form der Ablage sehr unsicher, da in den meisten Fällen nicht nur befugte Mitarbeiter Zutritt zu diesen Lagerorten haben. Darüber hinaus werden wichtige Dokumente nicht schnell genug bearbeitet, dazu kommt der schon erwähnte zu geringe Sicherheitsfaktor. Das kann unter Umständen zu Konflikten mit dem Gesetz führen und ernstere Folgen als Erwartet zur Folge haben. Eine Firma die auf diese Weise arbeitet, kann überleben. Die Frage ist jedoch wie lange wird ein solches Vorgehen den effizienten Nutzen des Unternehmens wahren, bis es zum zwangsläufigen Konkurrenzunfähigkeit kommt.
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Wer sich für die grundlegende Anschaffung eines ECM Systems entschlossen hat, steht vor der großen Frage, welchen Anbieter bzw. welche Software Lösung am besten zum eigenen Unternehmen und dessen Anforderungen passt. Grundlegend gibt es die Möglichkeit sich einer all umfassenden Softwarelösung zu bedienen. Diese hat den klaren Vorteil, dass alle momentanen Anwendungsbereiche der Firma abgedeckt werden. Auch potentielle Projekte für die Zukunft, können so mit einbezogen werden und müssen nicht später, separiert in das System mit eingebunden werden. Der klare Nachteil, liegt im Preis einer alles abdeckenden Lösung. Des Weiteren ist das ECM System unter solchen Voraussetzungen nicht zwangsläufig auf die primären Geschäftsfelder bzw. deren Problematiken spezialisiert. Das kann zur folge haben, dass die wichtigsten Probleme nicht mit dem vollem Potential behandelt werden können.
Darum gibt es immer mehr Anbieter, welche ihre Software zum einen auf spezielle Anwendungsbereiche einer Firma bzw. deren Geschäftsbereich angepasst sind. So sollte der Unternehmer, welcher sich für ECM entschlossen hat seine Vorgaben klar eingrenzen und primäre Probleme in den Vordergrund rücken um die passende Applikation zu finden. Grob gibt es drei verschiedene Kategorien, von welchen immer tiefgehender, feinere unterschiede klassifiziert werden können. Eine der Punkte, bezieht sich auf Firmen, die sich im Marktbereich für Web Inhalte und deren Management spezialisiert haben. Des Weiteren fallen bestimmte Unternehmen unter die Kategorie Kollaboration bzw. deren Inhaltsmanagement. Die dritte Kategorie schließt alle Unternehmen, welche sich mit Transaktionen und deren Inhalts Management auseinandersetzen ein. Ist eine dieser drei Kategorien erfasst, können spezifische Softwarelösungen in Betracht gezogen werden um Lösungen für Probleme zu vermitteln.
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Das Customer Relationship Management (kurz CRM) ist eine Strategie zur Organisation jeglicher Interaktion mit Kunden. Es verwendet für diese Tätigkeiten verschiedene Technologien und Methoden um Informationen und Prozesse effizient und automatisierter zu organisieren. Hauptsächlich geht es dabei um den Vertrieb, nebensächlich aber auch um die Betreuung bestehender und ehemaliger Kunden. Des Weiteren wird es zu Marketingzwecken und der Gewinnung neuer Kunden eingesetzt. Vorteile die man sich vom CRM verspricht sind eine höhere Qualität, höhere Effizienz, Senkung der allgemeinen Verwaltungskosten, Beihilfe zur Entscheidungsfindung, Erhöhung der Popularität und Handlungsfähigkeit.
Es geht zunächst um die Entwicklung und Implementierung eines CRM Systems, das einerseits alle benötigten Funktionen umfasst und sicher ist. Andererseits muss es aber dennoch leicht zu bedienen sein um effektiv zu sein. Sicherheit, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit stehen dabei in großem Konflikt zueinander. Arbeitsprozesse und Abläufe sind meist sehr komplex, was das Entwickeln eines optimalen Systems erschwert. Da die Systeme zumeist mit großen Datenbanken arbeiten, ist die Sicherheit für die Unternehmen sehr wichtig, da sensible Daten, wie Kundeninformationen unter keinen Umständen gestohlen oder missbraucht werden dürfen.
Das Design des Interfaces entscheidet meistens am allerschnellsten darüber ob ein neu implementiertes System effektiv genutzt werden wird. Wenn die Bedienung der Anwendung nämlich nicht intuitiv genug ist, wird es schnell zu einer Reaktanz des Anwenders kommen, welche wiederum die effiziente Nutzung des Systems verhindert. Nicht selten beobachtet man bei solchen gescheiterten Systemen eine Fragmentierung. Das bedeutet, dass am Ende jeder das System für sich benutzt, das für ihn am besten funktioniert, wodurch die eigentlich positiven Effekte eines gesamtheitlichen Systems wieder zunichte gemacht werden.
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ERP (Enterprise Resource Planing) ist eine Softwarelösung, zur Optimierung der Effizienz eines Unternehmens, über die Nutzung von internen Ressourcen und deren Steuerung.
Bei ERP-Systemen gibt es grundlegend verschiedene Ausgangspunkte, die sich von einander abgrenzen lassen. Es gibt die auf fachlicher Basis agierenden ERP-Systeme, die auf die jeweilige Zielbranche abgestimmt sind. Des Weiteren spielt die Unternehmensgröße eine große Rolle, da je nach Betriebsvolumen, Benutzeranzahl oder schlicht Standorte differenziert entschieden wird. Auch die schlussendlichen Funktionen, die das System mitbringen soll, kann je nach Gusto angepasst werden. Mit in Betracht sollte auch die Entwicklung von neuen Technologien gezogen werden, oft kommunizieren Datenbankprogramme, Schichtenarchitekturen oder schlicht das Betriebssystem mit der ERP-Software.
Neuste Entwicklungen dieser Industrie zeigen, dass in Zukunft verstärkt auf webrasierende Systeme gesetzt wird. Dies wirkt sich positiv auf Kosten im Bereich der Anpassung von ERP-Software an die jeweilige Firma aus.
Durch derlei Einsparung können finanzielle Mittel effektiv für die Abdeckung gewünschter Funktionsbereiche zur Verfügung gestellt werden. Typische Funktionärsbereiche eines ERP-Systems sind die Bereiche Personalwirtschaft, Produktion, Controlling, Dokumentenmanagement und viele mehr. Die tatsächliche Umsetzung von ERP-Software in einen Betrieb stellt sich meist als komplexes Projekt dar. Grundsätzlich gibt es zwei Phasen zur Einführung von ERP-Systemen.
Phase eins stellt die Evaluation dar. In dieser sollte die Firma sich im Klaren darüber werden, welche Betriebsbereiche via ERP abgedeckt werden sollten. Es empfiehlt sich, eventuelle betriebliche Entwicklungen der Zukunft in die Planung mit ein zu beziehen. Viele ERP-Anbieter stellen Standardkonfigurationen zur Verfügung. Diese können dann im Detail an das Unternehmen angepasst werden. Meist stellt der Anbieter auch Installateure zur Verfügung, welche die Geschäftsprozesse des Unternehmens analysiert und dementsprechende Softwarelösungen anbietet.
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Dass man bei einer ERP Lösung meist nicht nur die Kosten der Bereitstellung der Software tragen muss, sollte vielen Unternehmern bewusst sein. Dennoch gibt es einige, die damit schon den Budgetplan ausgereizt haben. Viel zu oft kommt es schließlich vor, dass man die Kosten, die während und nach der Implementierung der ERP Software auf das Unternehmen zukommen, unterschätzt. Daher sollte man sich bei der Auswahl der ERP Lösung und der Budgetierung immer bewusst sein, dass neben den Kosten für die Software an sich auch andere unterstützende Prozesse getragen werden müssen. So sollte man neben eventuellen Nachbesserungen und Anpassungen, für die Kosten für die IT Experten entstehen, auch and die Ausgaben denken, die eine Ausbildung der Mitarbeiter nach sich zieht. Möchte man nicht mit solchen ungewissen Größen rechnen müssen und hätte man gerne sichere Zahlen, um vielleicht das generell kleine Budget des Unternehmens sicherer einteilen zu können, so sollte man sich überlegen ein SAAS ERP für seine Firma in Anspruch zu nehmen.
Mit einem SAAS ERP, also den Programmen des ERP als Software as a Service für die man pro Bereitstellung zahlen muss, kann man die Kosten recht einfach unter Kontrolle behalten und erhält feste Plangrößen, mit welchen man schließlich kalkulieren kann. Diese Lösung bietet sich vor allem für kleinere produzierende Industrien an, da das SAAS ERP nicht an die Firma angepasst wird, sondern es sich dabei um Standardsoftware handelt. Dafür kann man das SAAS ERP System mit der Buchung von Anfang an nutzen und muss nicht bis zur langwierigen Implementierung warten.
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Geht man einfach in einem Supermarkt einkaufen, ist es meist eine Selbstverständlichkeit, dass man, an der Kasse angekommen, die richtigen Preise für die verschiedenen Waren abgezogen bekommt. Dabei ist das weniger von dem Erinnerungsvermögen des Verkäufers oder der Verkäuferin abhängig, sondern vielmehr von der funktionierenden Warenwirtschaftssoftware. Mit einer solchen ist gewährleistet, dass, nur durch die Erkennung am Strichcode, der mittlerweile an allen Verpackungen angebracht ist, es möglich ist, an der Kasse den Preis zu registrieren. Mit diesem so genannten Einbongen der Ware an der Kasse, also das Erkennen lassen des Strich Codes werden durch die Warenwirtschaftssoftware nicht nur der Preis des Produkts erkannt, sondern es wird auch der Warenabgang registriert. Daneben kann man in diesem System auch schnell Preisänderungen durch Angebote oder durch leicht beschädigte Ware eingeben. Dies bleibt auch in der Warenwirtschaftssoftware vermerkt, so dass auch der Buchhalter eine gute Übersicht hat.
Daneben hilft dieses System auch bei der Inventur der Waren. So werden bei dem Eingang der Produkte diese eingescannt und dadurch auch mit einem Preis versehen. Durch den aufgezeichneten Warenabgang kann man nun einfach feststellen, wie viele von den Waren für welchen Preis verkauft worden sind. Damit hat man schließlich Vergleichswerte für eine Inventur. Daneben eignen sich solche Zahlen auch gut für die marktwirtschaftliche Beobachtung und man kann mit den Verkaufszahlen der Warenwirtschaftssoftware Prognosen erstellen, mit welchen man auf die zukünftige Kaufkraft der Kunden schließen kann. Des Weiteren eignen sich solche Beobachtungen auch gut, um die Wirkung einer Werbung, sei es durch Handzettel oder eine unmittelbare Preisreduktion vor Ort, zu evaluieren.
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Für viele Laien, die mit der Planung von Produktionsabläufen und ähnlichem, wenig Ahnung haben, ist der Begriff PPS Software ein Fremdwort. Ist man dagegen in einem solchen Unternehmen tätig, weiß man wie viel von diesem System abhängig ist und dass man mit dieser PPS Lösung erst einen guten und vor allem schnellen Überblick über die gesamte Planung der Produktion gewinnen kann. Der Name PPS ist eine Abkürzung und steht für Produktionsplanung und –steuerung. Eine PPS Software ist daher ein komplexes Programm, das sowohl die Organisation als auch die Planung der Produktion von Gütern und Waren bündelt.
Hierbei wird die Optimierung als einen der Hauptzwecke für die Implementierung einer PPS Software mit angesehen. Durch eine solche kann man umfassende Vorgänge und Interdependenzen zwischen bestimmten Prozessen festlegen und visualisieren. Durch ein solches System kann man innerhalb eines Programms überprüfen, inwieweit alle derzeitigen Aufgaben ausgeführt werden, wo es Engpässe gibt und an welchen Stellen nachgebessert werden muss. Die PPS Software hat hierbei auch die Funktion der Verwaltung der Daten. Durch die Bündelung von Informationen, wie unter anderem der unterschiedlichen Arbeitsschritte, der Anzahl der Ressourcen im Lager oder auch der unterschiedlichen Liefertermine kann man alle nötigen Daten miteinander abgleichen und auch abschätzen, wie schnell eine Lieferung ausgestellt werden kann. Daneben kann man die PPS Software auch mit dem ERP System der Firma verknüpfen. Damit hat man die Möglichkeit, auch die finanziellen sowie die personellen Ressourcen der Firma besser in den Produktionsprozess einplanen zu können. Auf diese Weise kann man zuverlässiger und ganzheitlicher die Abläufe steuern.
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Viele Unternehmer versprechen sich von einer ERP Software plötzlichen Gewinn und sofortige Zeitersparnis. Leider ist diese Annahme nicht zu Ende gedacht, da die Anschaffung einer ERP Lösung mit gewissen Voraussetzung verbunden und zudem für die Implementierung und Optimierung ein bestimmter zeitlicher Rahmen zu setzen ist. Hat man jedoch bereits eine ERP Software eingekauft und bereits das Projekt begonnen, so sollte man den Prozess sehr genau beobachten, um eventuelle Schieflagen zu umgehen.
Hier sind es vor allem die Faktoren, die sich auf das Personal beziehen entscheidend. So sollte nicht nur darauf geachtet werden, dass die Mitarbeiter, die mit diesem Projekt betraut sind, auch die Materie beherrschen und einen hohen Grad an Motivation vorweisen können, sondern auch das Vorhaben von der Unternehmensleitung voll und ganz unterstützt wird. Zudem sollte der Manager des Projekts bereits professionelle Erfahrungen in der Teamleitung vorweisen können. Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Unterstützung des Projekts durch die übrigen Mitarbeiter, da alle später auch die ERP System erfolgreich benutzen sollten.
Anzeichen, wann ein ERP-Projekt in eine gefährliche Schieflage gerät, sollten sofort wahrgenommen werden. Hier sollte man auch sofort bei den betreffenden Stellen nachfragen, welche Ursachen dieser Zustand haben könnte. Werden beispielsweise überproportional viele Dead-Lines nicht eingehalten oder die Meetings, in welchen die ERP-Software behandelt wird, ständig verschoben, so ist es an der Zeit, sich mit den entsprechenden Verantwortlichen zusammenzusetzen. Hier kann es durchaus an der fehlenden Motivation der Mitarbeiter oder an Disharmonien in der Gruppe, die Überhand genommen haben. Diese Hindernisse müssen zunächst aus dem Weg geräumt werden, um eine erfolgreiche Implementierung der ERP Software zu gewährleisten.
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Vor allem große Unternehmen machen sich pausenlos darüber Gedanken wie sie Arbeitsabläufe und auch Prozesse vereinfachen können. Um diese entweder effizienter oder schneller oder auch beides zu machen. Eine Möglichkeit der Vereinfachung ist die so genannte digitale vollautomatische Auftragbearbeitung. Jene ist oft ein Teilsystem einer ERP Software und ist zuständig, wie der Name schon sagt, für die artgerechte, unkomplizierte, möglichst schnelle Auftragbearbeitung. Es gibt die unterschiedlichsten Variationen dieser Software. Eine, zum Beispiel, ist, sich in direkten Kontakt mit dem Kunden zu begeben. Diese Variante kommt in der Regel nur bei Unternehmen zum Einsatz welche sich auf ein und dieselbe Ware spezialisiert haben und keine allzu weit abweichenden individuellen Kundenwünsche bedient, mal abgesehen von der Quantität der Bestellung und dem Liefertermin.
In solchen Fällen, kann der Kunde ein Formular ausfüllen und der Firma zuschicken welches dann direkt an die Auftragbearbeitung weitergeleitet wird. Diese kümmert sich darum dass die notwendigen Informationen an die Produktion und ans Lager weitergeleitet werden, außerdem muss ein Exemplar des Auftrags in die Logistik Abteilung geschickt werden um Lieferengpässe aufgrund von zu wenigen Transportmitteln zu verhindern. Ein wiederum anderer Teil des Auftrags wird in die Buchhaltung geschickt um die Rechnung auszustellen und folglich alle steuerlichen Details zu klären. So übernimmt die Auftragbearbeitung eine sehr wichtige Rolle in einem ERP System. Handelt es sich aber eben um eine Firma, welche sehr individuellen Kundenwünschen nachkommt, so wird es sehr schwierig eine Software für Auftragbearbeitung richtig zu installieren. Diese wäre dann eine sehr komplexe Angelegenheit, was die Fehlerquote entschieden nach oben treibt.
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